ビジネスでは電話でなくメールを使ったほうがいい

【電話がもたらす害】

人の時間を強制的に奪うこと

　これは相手の視点に立って考えればすぐわかることです。自分が集中して提案書を作成している時に電話が鳴ったらすごく不快ですよね。しかも電話が終わった後は集中を取り戻すことから始まります。電話相手が客や上司の場合、「相手の時間を奪う行為である」ことを意識する必要があるということです。

電話相手との時間単価が割に合わないこと

　電話は強制的に時間を奪う＝相手と同じ時間何かに費やしているということになります。電話先の相手が１時間当たりの給料が自分の2倍だった時を想像してみてください。今の自分の用件はその金額に見合うのかを考える必要があります。

【メールがもたらす】

エビデンスになる

　ビジネスでは「言った言わない」論争ほど無駄な時間はありません。責任の所在を明らかにする際にメールはエビデンスになるとても有効なツールです。特に新人の場合は自分より職位が高い人にミスを押しつけられる可能性があります。エビデンスなしの論争では位が高い人が有利になってしまう傾向があります。派生しますがエビデンスをしっかり取るという意味で議事録の力を身につけることも重要といえます。

用件が伝わりやすい

　言葉だけじゃ伝わらないことが多いですし、認識の齟齬が生まれます。「電話じゃないと伝わらない」と言う人もいますが電話じゃないと伝わらないようなことは作業ベースに落とし込めないことがいいです。抽象的な発言やニュアンスで伝えようとすると必ず誤解が生じます。メールでは用件/依頼事項を整理することで明確に伝えることができます。

お互いの余裕を持って返信できる

　メールはいくらきても強制的に相手の時間をシャットダウンすることはありません（もちろん不要なメールを送ることは信用を失いますが）。作業に集中した人は通知をオフにしておけば良いだけです。

【チャットも有効的である理由】

　メールじゃ全然返信が返ってこないと言うこともあるかと思います。そんな時はチャットを使うのも手です。チャットでは連絡可能/不可などランプがついているパターンも多いのでお互い無駄な時間を消費せず、相手が連絡可能かどうかを判断できます。

【電話を使ったほうがいいケースは限られる】

トラブル対応

　トラブル対応時はいかに早く終息させるかが重要です。したがって「相手の時間が」などと言っている場合ではありません。トラブル時に電話をしようとしていると言うことはその件の関係者であるため、相手にとっても最優先事項になることが多いです。

メールが嫌いな客

　顧客が昔気質でメールが苦手、読まないなどある場合は電話でいいかと思います。これも相手の立場に立って考えているからです。ただ、約束事や納期は必ずメールも入れておくべきです。

以上、「ビジネスでは電話でなくメールを使ったほうがいい」でした。